Đổi trả hàng sỉ: 7 điều nên chốt với nhà phân phối trước khi lấy thùng đầu tiên

Đổi trả hàng sỉ thường chỉ được nhắc tới vào đúng buổi sáng mở thùng hũ thuỷ tinh ra và thấy hai cái nứt chân. Lúc đó băng keo đã rạch, vỏ thùng đã ném vào góc, video thì không ai quay. Gọi bên giao hàng, nhắn bên nhà phân phối, mỗi bên trả lời một kiểu.

Chuyện này gặp hoài, và phần thiệt thường rơi về người lấy hàng khi từ đầu hai bên chưa nói rõ. Bài này gom 7 điều nên chốt với nhà phân phối trước khi lấy thùng đầu tiên, một bảng xử lý theo từng tình huống, quy trình kiểm thùng 15 phút, và vài mã đồ bếp ở Kho Sỉ Sao Mai để anh chị tập kiểm ngay lô đầu.

Vì sao đổi trả hàng sỉ phải chốt trước khi nhập?

Người mua lẻ mang món hàng lỗi ra shop thì có shop đứng ra lo. Còn shop lấy hàng về để bán lại, nên chuyện đổi trả với nhà phân phối chủ yếu dựa vào thoả thuận giữa hai bên. Chưa thoả thuận gì thì lúc có chuyện, ai nói cũng có lý.

Thiệt hại cũng lớn hơn nhiều người tưởng. Ví dụ minh hoạ: một món lời khoảng 30% trên giá vốn. Vỡ một cái mà không được đổi thì mất trọn tiền vốn của cái đó, tức là phải bán thêm khoảng 3 cái nữa mới gỡ lại. Vỡ 2 trên một thùng 24 hũ thì gần 6 hũ coi như bán không công.

Đồ bếp lại là nhóm dễ có chuyện: thuỷ tinh, sứ thì nứt mẻ; hộp có nắp, có gioăng thì lệch, hở; set nhiều món thì thiếu phụ kiện. Toàn những lỗi nhỏ, nhưng cộng dồn cả năm thì không nhỏ, nên đổi trả hàng sỉ với nhóm này càng cần rõ ràng.

7 điều nên chốt với nhà phân phối trước thùng đầu tiên

Chính sách đổi trả hàng sỉ không cần nằm trong hợp đồng dày. Một tin nhắn Zalo ghi rõ từng điều, bên kia trả lời đồng ý, vậy là đủ để sau này hai bên cùng nhìn vào.

1. Hàng nào được đổi, hàng nào không

Tách rõ hai nhóm. Nhóm thường được xử lý: lỗi sản xuất, vỡ nứt do vận chuyển, giao sai mã, giao thiếu số lượng. Nhóm thường không: hàng đã qua sử dụng, hàng shop làm hỏng lúc trưng bày, hàng bán chậm muốn trả lại.

Hàng đứng là chuyện của người chọn mã, ít nhà phân phối nhận lại. Nếu có chính sách đổi mã cho hàng chậm thì đó là ưu đãi, nên hỏi riêng chứ đừng mặc định.

2. Báo lỗi trong bao lâu

Mỗi nơi một hạn, có nơi tính bằng giờ, có nơi tính bằng ngày, kể từ lúc nhận hàng. Hỏi cho ra con số cụ thể. Biết hạn rồi thì sắp người kiểm hàng ngay trong ngày thùng về, đừng để dồn cuối tuần.

3. Bằng chứng gì được chấp nhận

Phổ biến nhất là video mở thùng quay liền mạch, từ lúc băng keo còn nguyên tới lúc lấy hết hàng ra. Thêm ảnh tem thùng, ảnh phiếu giao. Hỏi luôn: video cắt đoạn có được không, ảnh chụp sau có được không. Câu trả lời sẽ quyết định cách kho của anh chị làm việc.

4. Đổi bằng hình thức nào

Có ba kiểu hay gặp: gửi hàng mới bù, ghi nợ để bù vào đơn sau, hoặc trừ tiền vào công nợ. Shop nhỏ, quay vòng vốn nhanh thường thích bù vào đơn sau vì đỡ một chuyến gửi. Shop đang cần hàng gấp cho mùa cao điểm thì nên chốt kiểu gửi bù ngay.

5. Ai chịu phí gửi trả

Lỗi bên nào thì bên đó chịu là cách chia hay gặp, nhưng vẫn nên nói ra thành lời. Với món nhẹ, giá trị thấp, có nhà phân phối chỉ cần ảnh và video, không bắt gửi hàng lỗi về. Hỏi trước thì đỡ tốn một khoản ship nhiều khi còn cao hơn chính món hàng.

6. Hoá đơn xử lý thế nào

Đơn có xuất hoá đơn VAT mà trả lại một phần thì hoá đơn phải xử lý theo. Theo nội dung sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/6/2025, khi người mua trả lại hàng thì người bán lập hoá đơn điều chỉnh, hoặc người mua lập hoá đơn nếu hai bên thoả thuận (xem tóm tắt trên LuatVietnam). Hỏi nhà phân phối họ làm theo cách nào, rồi báo kế toán bên mình.

7. Hàng tách thùng có được đổi như nguyên thùng

Nhiều nơi cho lấy lẻ, cắt lô. Hàng lấy kiểu này có khi không có thùng gốc, không có tem thùng, nên bằng chứng khác đi. Hỏi rõ trước: hàng tách lẻ báo lỗi thế nào, cần chụp gì.

Bảng xử lý nhanh từng tình huống đổi trả hàng sỉ

Bảng dưới để in ra dán cạnh bàn soạn hàng, dùng cho mọi đơn đổi trả hàng sỉ. Gặp tình huống nào thì biết ngay cần giữ gì và hỏi nhà phân phối câu gì.

Tình huống	Cần giữ lại	Hỏi nhà phân phối
Hũ thuỷ tinh, thố sứ nứt vỡ khi mở thùng	Video mở thùng liền mạch, ảnh vỏ thùng và tem	Đổi bù hàng mới hay trừ tiền, có cần gửi mảnh vỡ về không
Thiếu số lượng so với quy cách ghi trên thùng	Video đếm hàng, ảnh phiếu giao	Bù vào đơn sau được không
Giao sai mã, sai màu	Ảnh mã in trên thùng và trên sản phẩm	Ai chịu phí gửi đổi, đổi trong mấy ngày
Nắp lệch, gioăng hở (hộp có nắp, hộp hút chân không)	Video thử đóng mở vài cái đại diện	Hạn báo lỗi loại này là bao lâu
Set thiếu phụ kiện (muỗng, đũa, túi)	Ảnh từng set mở ra, đếm phụ kiện	Gửi bù riêng phụ kiện hay đổi cả set
Người dùng mang hàng lỗi ra shop sau vài tuần	Hàng, bao bì, ngày bán	Lỗi sản xuất phát hiện muộn có nhận đổi lại cho shop không
Hàng đứng, bán chậm	Không áp dụng	Có chương trình đổi mã nào không, thường là không

Quy trình kiểm thùng 15 phút khi hàng về

Không cần người chuyên. Một người, một điện thoại, một tờ phiếu kiểm là làm được. Bên kho thấy shop nào làm đều tay khâu này thì chuyện đổi trả hàng sỉ gần như không phải cãi nhau.

1. Chưa rạch băng keo: chụp đủ các mặt thùng, tem thùng và phiếu giao.
2. Bật quay video, để máy quay liền một mạch, rồi mới rạch băng keo.
3. Đếm số lượng, so với quy cách ghi trên thùng và trên phiếu.
4. Với thuỷ tinh, sứ: nhấc từng món, soi ra chỗ sáng tìm vết nứt chân, mẻ miệng.
5. Với hộp có nắp, có gioăng: thử đóng mở vài cái đại diện cho mỗi thùng.
6. Ghi lỗi vào phiếu kiểm, gửi ảnh và video cho nhà phân phối qua Zalo ngay trong ngày.
7. Để riêng hàng lỗi, giữ nguyên bao bì, không bày lên kệ cho tới khi xử lý xong.

Thùng về giờ cao điểm, chưa kịp kiểm? Cứ để nguyên thùng, chưa rạch băng keo. Thùng còn nguyên vẫn tốt hơn thùng mở dở mà không có video.

Cách tính số thùng nên lấy mỗi đợt để vừa vốn, vừa kịp kiểm, có trong bài nhập hàng sỉ theo thùng.

Mấy mã đồ bếp nên kiểm kỹ ngay lúc mở thùng

Đây là vài mã đang có ở kho, mỗi mã một kiểu lỗi cần để mắt. Lấy thử một thùng là tập luôn được quy trình ở trên.

• Hũ Thủy Tinh 1.3L PL30-3 Nắp Nhựa (thùng 24): hàng thuỷ tinh nên soi từng hũ lúc mở thùng, nhất là phần chân và miệng hũ. Mã này đang sắp hết.
• Hộp Inox 1500ML Có Nắp Hút Chân Không (thùng 200): trang sản phẩm ghi inox 304, nắp hút chân không, viền silicon. Thùng lớn, nên thử nắp vài cái đại diện và quay lại video.
• Set 3 Hộp Cơm Vuông Có Túi Đựng (kèm muỗng đũa) (thùng 40): set nhiều món, kiểm đủ hộp, túi, muỗng đũa trong từng set trước khi bày. Mã này đang sắp hết.
• Hũ Muối Gạo Tài Lộc Mẫu Mới (thùng 12): món hợp kệ Tết, thùng nhỏ nên vốn nhẹ. Hàng để trưng bày thì cần đẹp từng cái, kiểm kỹ thân và nắp ngay khi mở.

Thông số và giá sỉ từng mã xem trên trang sản phẩm, hoặc lướt cả nhóm ở ngành hàng Nhà Bếp. Khi tư vấn lại cho người dùng, chỉ nói đúng những gì in trên bao bì và trang sản phẩm.

Lỗi phát sinh sau khi người dùng đã mang về nhà là chuyện khác hẳn lỗi lúc mở thùng. Cách phân biệt lỗi hàng với lỗi dùng ngay tại quầy có trong bài chảo chống dính bị bong.

Trước khi lấy thùng đầu tiên, cứ hỏi thẳng bên kho 7 điều về đổi trả hàng sỉ ở trên. Nhắn Zalo 081 211 1794 (Thứ 2 đến Thứ 7, 8:30 đến 17:30), bên kho trả lời từng điều và gửi ảnh thật mã cần lấy. Chốt xong thì lên đơn ở trang đặt hàng nhanh.